Politique et confidentialité

Politiques et pratiques encadrant la gouvernance des renseignements personnels

Date d’entrée en vigueur : 1er septembre 2023
Actualisation : 10 avril 2024

GLR Notaires inc. s’engage à protéger tous les renseignements personnels recueillis et utilisés dans la conduite de ses activités. Notre politique de protection des renseignements personnels décrit nos normes de collecte, d’utilisation, de divulgation et de conservation de vos renseignements personnels et votre droit d’accès à ceux-ci.

Définition et objectif de la collecte renseignements personnels

Les renseignements personnels sont les données qui concernent un « individu identifiable ». Il s’agit de renseignements qui, seuls ou jumelés à d’autres données, permettent de vous identifier en tant qu’individu. Les informations professionnelles telles que les adresses courriels corporatives et les numéros de téléphones affaires ne sont pas considérées pour étant des renseignements personnels au sens de la Loi.

Votre confidentialité sur notre site web

Lorsque vous accédez à notre site internet https://www.glrn.ca, votre ordinateur et notre serveur échangent automatiquement des données. Cet échange est nécessaire pour que le serveur vous transmette un fichier compatible avec l’équipement informatique que vous utilisez. Les données échangées sont les suivantes :

  • l’identification de votre fournisseur d’accès à Internet;
  • votre adresse IP (adresse numérique qui permet de localiser de façon précise un ordinateur connecté au réseau Internet, par exemple : 123.45.67.890);
  • le type de navigateur (par exemple : Firefox, Explorer) et de système d’exploitation (par exemple : Windows, Mac OS) que vous utilisez;
  • les pages que vous visitez;
    la date et l’heure auxquelles vous accédez à ces pages;
  • l’adresse du site référent, si vous accédez à ce site à partir d’un autre site Web.

La plupart des informations transmises automatiquement entre ordinateurs ne permettent pas de connaître votre identité. Elles ne sont recueillies qu’en raison d’exigences technologiques inhérentes à la navigation sur Internet.

Des témoins sont utilisés pour faciliter la navigation dans les pages de ce site. Ces témoins ne permettent pas de recueillir des renseignements personnels à votre sujet. Vous pouvez à tout moment paramétrer votre navigateur pour qu’il bloque les fichiers témoins. Toutefois, cette action risque de vous priver de certaines fonctions offertes sur le site.

Si vous utilisez un ordinateur dans un lieu public ou que vous partagez un ordinateur avec d’autres utilisateurs, assurez-vous d’effacer les traces de votre navigation emmagasinées dans l’historique avant de terminer chaque session. Veuillez consulter notre Politique de cookies pour plus de détails.

Lorsque vous voulez communiquer avec nous par courriel, vous devez fournir vos nom et adresse de courriel et rédiger votre message dans les espaces prévus à ces fins.

Le personnel traite ces messages électroniques avec le même souci de confidentialité que pour la correspondance papier.

Nous vous précisons que vous ne devriez pas inclure de renseignements personnels supplémentaires dans vos messages lorsque vous communiquez avec nous par courriel. Vos renseignements personnels sont utilisés par notre personnel pour traiter votre demande.

Les renseignements personnels recueillis auprès de nos employés

Lorsque vous devenez employé pour l’entreprise, nous collectons seulement les renseignements personnels requis par vos fonctions. Ceux qui vous concernent seront spécifiquement identifiés sur notre formulaire de consentement signé lors de l’embauche.

Renseignements collectés Utilisations
Nom et prénom Identification
Date de naissance Dossier fiscal relatif à la paie et les assurances collectives
Numéro assurance sociale Dossier fiscal relatif à la paie et les assurances collectives
Adresse courriel Communications personnelles relatives à l’emploi
Adresse postale Envoi de documents relatifs à l’emploi
Numéros de téléphone Communications personnelles relatives à l’emploi
Coordonnées bancaires ou spécimen de chèque Dépôt de la paie et remboursement des réclamations d’assurance
Situation familiale Classement pour les déductions à la source et pour les assurances collectives

Les renseignements personnels recueillis auprès de nos clients

Lorsque vous devenez client pour l’entreprise, nous collectons seulement les renseignements personnels requis pour la gestion de notre relation d’affaire et conformément à la législation encadrant notre pratique. Ceux-ci seront spécifiquement identifiés sur notre formulaire de consentement et peuvent inclure :

Renseignements collectés
Nom et prénom
Date de naissance
Numéro assurance sociale
Adresse courriel
Adresse postale
Numéros de téléphone
Coordonnées bancaires ou spécimen de chèque
Permis de conduire
Carte assurance maladie
Situation familiale

Responsabilité

Nous sommes responsables de la protection des renseignements personnels que nous avons en notre possession y compris ceux que nous confions à des tiers. Lorsque applicable, ceux-ci seront clairement identifiés dans le formulaire de consentement concerné. Ces derniers sont assujettis aux mêmes normes et à la même règlementation que l’entreprise.

Tel que stipulé par la loi, nous avons une responsable de la protection des renseignements personnels qui veille à l’application de l’actuelle politique ainsi que les processus et les procédures entourant la protection de vos renseignements personnels. Tous nos employés sont au courant de cette politique et ont été formés pour l’appliquer à la lettre.

Consentement

Lorsque nous obtenons de l’information vous concernant, nous demandons en premier lieu votre consentement par écrit à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de vos renseignements recueillis pour les fins indiquées.

Nous solliciterons votre consentement lors de toute autre utilisation, divulgation ou collecte de vos renseignements personnels ou lorsque les fins pour lesquelles vos renseignements ont été collectés changent.

Nous ne communiquerons pas vos renseignements personnels sans votre consentement, à moins que la Loi sur la protection des renseignements personnels ne l’autorise. Dans le cas d’une communication autorisée par la loi, nous tenterons de ne communiquer que les renseignements précis qui sont nécessaires dans les circonstances et, dans la mesure du possible, nous vous en informerons.

Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?

Nous protégerons les renseignements personnels contre la perte ou le vol, l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisée, la modification ou la destruction, par des mesures administratives, techniques et physiques appropriées de sécurité et de protection selon les meilleures pratiques.

Conservation des renseignements

Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. La conservation, l’élimination et la destruction des renseignements personnels sont exécutées conformément à la Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée du gouvernement du Canada et notre Politique pour la gestion, l’anonymisation et la destruction des renseignements personnels qui est disponible sur demande.

Demande d’accès et de modifications

Vous pouvez avoir accès à vos renseignements personnels ou les corriger. Vous pouvez également poser des questions sur la manière dont nous utilisons vos renseignements personnels et dans quels buts. Nous vous transmettrons ces informations dans un délai de 5 jours ouvrables à compter de la date de réception de votre demande par écrit. Vous ne pouvez faire de demande que pour les informations qui vous concernent à moins que la loi ne l’autorise et l’oblige.

Pour toute demande d’accès ou pour apporter des corrections à vos informations personnelles, vous pouvez communiquer avec :

Katya Laprise, Responsable de la protection des renseignements personnels
GLR Notaires inc.
201-383 boul. du Séminaire Nord, Saint-Jean-sur-Richelieu, Québec, J3B 8C5
450-346-4455 poste 234
loi25@glrn.ca

Plaintes et questions

Pour toute plainte ou question relativement à la présente politique ou à la manière dont nous gérons les renseignements personnels, vous devez vous adresser par écrit, à la personne responsable figurant ci-haut.

Chaque plainte sera l’objet d’une enquête interne et lorsque fondée, nous prendrons les mesures appropriées pour y répondre et apporter les correctifs lorsque nécessaire. Toute plainte recevra une réponse officielle de la responsable dans les 30 jours ouvrables suivants la réception de celle-ci.

Mise à jour de la politique

La présente politique sera révisée à chaque trois ans ou dans l’éventualité où des changements seraient apportés à la législation en vigueur. Par ailleurs, si vous croyez que nous n’adhérons pas aux principes énoncés dans la présente politique, vous êtes invité à en aviser notre responsable qui prendra en charge et traitera votre demande.

Katya Laprise, Responsable de la protection des renseignements personnels
GLR Notaires inc.
201-383 boul. du Séminaire Nord, Saint-Jean-sur-Richelieu, Québec, J3B 8C5
450-346-4455 poste 234
loi25@glrn.ca